1 kwietnia 2026: KSeF dla wszystkich + PIT roczny za 2025 — podwójny deadline JDG
Mamy 5 kwietnia. Od czterech dni każda faktura sprzedażowa musi przejść przez KSeF, a do 30 kwietnia trzeba złożyć PIT za 2025 i zapłacić podatek. Dwa największe wydarzenia roku dla JDG i małej spółki z o.o. spięte w jeden miesiąc. Przeprowadzę Państwa po obu sprawach po kolei.
KSeF od 1 kwietnia — pierwsze dni i co właśnie się zmieniło
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął praktycznie wszystkich moich klientów: czynnych podatników VAT, zwolnionych podmiotowo (limit 200 tys. zł) oraz spółek osobowych. Pierwsza fala — duzi gracze powyżej 200 mln zł obrotu — działa w KSeF od 1 lutego, więc faktury zakupowe od kontrahentów „z górnej półki” dostają Państwo z systemu już od dwóch miesięcy.
Co realnie zmieniło się w procesie: każda faktura B2B wychodzi z Państwa programu do KSeF, dostaje numer KSeF i dopiero wtedy trafia (jako wizualizacja PDF) do kontrahenta. Datą wystawienia jest data wysłania do systemu. Faktury korygujące również wystawia się w KSeF, ale znika obowiązek uzyskiwania potwierdzenia odbioru korekty „in minus”. Faktury B2C można wystawiać w KSeF, klient dostaje PDF z kodem QR; paragony fiskalne działają jak dotąd.
Trzy bufory, z których możemy korzystać do końca 2026 r.
- Brak kar do 31 grudnia 2026 r. — sankcje za błędy techniczne, wystawienie poza KSeF albo nieprzesłanie faktury w terminie są odroczone. To nie zwalnia z obowiązku, ale daje powietrza na naukę.
- Brak obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach — przez cały 2026 r., również przy mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Pełny obowiązek od 1 stycznia 2027 r.
- Tryb offline24 — dobrowolny, bez awarii. Fakturę można wystawić poza systemem bez podawania powodu i przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. To dodatkowy bufor, szczególnie przydatny w pierwszych miesiącach. Niezależnie od tego są jeszcze tryby na czas awarii (do 7 dni roboczych) i niedostępności (do następnego dnia roboczego).
- Wyłączenie do 10 000 zł/miesiąc — jeśli miesięczna wartość Państwa sprzedaży udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, można jeszcze wystawiać poza KSeF do 31.12.2026 r. Uwaga: jednorazowe przekroczenie limitu = trwałe wejście do KSeF.
Pierwszy tydzień KSeF dla wszystkich pokazuje to, co podejrzewałam: największym problemem nie jest sama technologia, tylko uprawnienia. Co drugi telefon dotyczy sytuacji „księgowa nie może wystawić faktury” — szczególnie w spółkach z o.o., gdzie uprawnienia nadaje się inaczej niż w JDG, najczęściej przez ZAW-FA. Jeśli mają Państwo z tym problem — proszę napisać dziś.
PIT za 2025 — co i do kiedy
Drugi deadline kwietnia: PIT za 2025 r. Termin składania zeznań i zapłaty podatku to 30 kwietnia 2026 r. (czwartek). Formularz musi być w US do północy, a przelew na mikrorachunek najlepiej zlecić dzień wcześniej.
| Forma opodatkowania | Formularz | Termin złożenia | Termin zapłaty |
|---|---|---|---|
| Skala podatkowa (12% / 32%) | PIT-36 | 30.04.2026 | 30.04.2026 |
| Podatek liniowy (19%) | PIT-36L | 30.04.2026 | 30.04.2026 |
| Ryczałt ewidencjonowany | PIT-28 | 30.04.2026 | 30.04.2026 |
| Karta podatkowa (kontynuacja) | PIT-16A | 02.03.2026 (minął) | — |
Zeznania można składać od 15 lutego. Usługa Twój e-PIT wstępnie wypełnia PIT-37 i PIT-38, ale PIT-36, PIT-36L i PIT-28 z działalności trzeba uzupełnić samemu. PIT-37 i PIT-38 zostają zaakceptowane automatycznie 30 kwietnia — to nie dotyczy przedsiębiorców.
Składka zdrowotna za 2025 — limit odliczenia i rozliczenie roczne
Tu popełnia się najwięcej błędów. Po reformie Polskiego Ładu składka zdrowotna nadal zależy od formy opodatkowania i wymaga rocznego rozliczenia — niezależnie od PIT-u.
Limity i zasady za 2025 r.
- Skala podatkowa — składka 9% od dochodu, brak odliczenia od podatku, brak odliczenia od podstawy. Minimalna składka miesięczna liczona od pensji minimalnej.
- Podatek liniowy 19% — składka 4,9% od dochodu, można odliczyć od podstawy zapłacone składki zdrowotne, ale do limitu 12 900 zł za 2025 r.
- Ryczałt ewidencjonowany — składka miesięczna stała w trzech progach przychodu (do 60 tys., 60–300 tys., powyżej 300 tys.), odliczenie 50% zapłaconych składek od przychodu.
Rozliczenie roczne składki składa się w deklaracji ZUS DRA za kwiecień 2026 — termin 20 maja 2026 r. Nadpłata podlega zwrotowi, niedopłatę dopłaca się z deklaracją.
Najczęstszy błąd: klient na liniowym wpisuje całość zapłaconych w 2025 składek (np. 18 tys.) i zapomina, że limit odliczenia to 12 900 zł — reszta przepada. Odliczamy zapłacone, nie należne — składka grudniowa zapłacona w styczniu 2026 wchodzi do rozliczenia 2026.
Kasowy PIT — pierwszy rok rozliczenia
2025 był pierwszym pełnym rokiem działania kasowego PIT — opcji dla JDG o przychodach do 1 mln zł, rozliczających się ze skali, liniowo, IP Box albo ryczałtem. Przychód powstaje w momencie zapłaty przez kontrahenta, a nie wystawienia faktury — dla firm z notorycznie spóźniającymi się klientami to często ratunek dla płynności. Od 1 stycznia 2026 r. limit przychodu został podniesiony do 2 mln zł, więc grupa uprawnionych znacząco się rozszerza.
Niuanse przy pierwszym rozliczeniu rocznym:
- Do przychodu wpada to, co wpłynęło w 2025 r., nawet jeśli faktura była z 2024.
- Faktury wystawione w 2025, ale niezapłacone — czekają na zapłatę w 2026 (po 2 latach obowiązkowo rozpoznajemy przychód).
- Koszty rozliczamy kasowo — w momencie zapłaty kontrahentowi.
- VAT rozliczamy normalnie według daty wystawienia faktury (chyba że osobno wybraliśmy metodę kasową w VAT).
Skala, liniowy czy ryczałt — porównanie na realnych liczbach 2025
Wniosek o zmianę formy opodatkowania na 2026 składa się do 20 dnia miesiąca po miesiącu pierwszego przychodu, ale dla większości JDG decyzja zapada przy rozliczeniu rocznym. Trzy realne scenariusze za 2025:
| Scenariusz | Przychód | Koszty | Dochód | Skala | Liniowy | Ryczałt 12% |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Programista IT solo | 240 000 zł | 20 000 zł | 220 000 zł | ~38 600 zł PIT + 19 800 zł zdrow. | 41 800 zł PIT + 10 780 zł zdrow. | 28 800 zł PIT + ~5 200 zł zdrow. |
| Usługi marketingowe | 180 000 zł | 30 000 zł | 150 000 zł | ~22 600 zł PIT + 13 500 zł zdrow. | 28 500 zł PIT + 7 350 zł zdrow. | 27 000 zł PIT (15%) + ~5 200 zł zdrow. |
| Sklep online (handel) | 500 000 zł | 380 000 zł | 120 000 zł | ~16 600 zł PIT + 10 800 zł zdrow. | 22 800 zł PIT + 5 880 zł zdrow. | 15 000 zł PIT (3%) + ~8 700 zł zdrow. |
Wnioski powtarzające się rok w rok: wysoki przychód i niskie koszty (IT, doradztwo) — ryczałt 12% albo 8,5% bije skalę i liniowy o całe głowy. Średnie koszty, średni dochód — terytorium skali z ulgą prorodzinną i wspólnym rozliczeniem. Wysokie koszty, niska marża (handel) — skala albo liniowy, bo ryczałt od przychodu zjada marżę.
Najczęstszy błąd, jaki widzę: ktoś wybrał liniowy 4 lata temu przy 400 tys., dziś zarabia 130 tys. i traci kilka tysięcy rocznie, bo nie przeliczył.
Najczęstsze błędy w PIT rocznym JDG — checklist przed wysyłką
- Niewykorzystane ulgi — termomodernizacyjna (do 53 000 zł), na dziecko (1112,04 zł), IKZE (ok. 10 407 zł za 2025), darowizny na OPP (do 6% dochodu).
- IP Box (5%) — kwalifikowane dochody z praw własności intelektualnej; wymaga oddzielnej ewidencji prowadzonej w trakcie roku.
- Strata z lat ubiegłych — do 50% w jednym roku albo całość do 5 mln zł jednorazowo. Przepada po 5 latach.
- Przekroczony limit składki zdrowotnej — 12 900 zł na liniowym za 2025.
- Brak ZUS DRA do 20 maja — oddzielny obowiązek; pominięcie blokuje zwrot nadpłaty.
Plan na kwiecień — krok po kroku
Trzy tygodnie do końca kwietnia
- Do 12.04: sprawdzić, że KSeF działa (testowa faktura, uprawnienia), zebrać dokumenty do PIT-u (KPiR, PIT-11, potwierdzenia ulg).
- Do 26.04: wypełnić PIT-36 / 36L / 28, sprawdzić limit składki zdrowotnej (liniowy 12 900 zł), policzyć podatek.
- 29–30.04: wysłać PIT, zlecić przelew na mikrorachunek 29 kwietnia (księgowania międzybankowe trwają).
- Do 20.05: ZUS DRA z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej.
W skrócie
- Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich VAT-owców — JDG, spółek z o.o., zwolnionych podmiotowo.
- Do końca 2026 r. nie ma kar i nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach. To bufor na naukę, nie powód do odkładania.
- 30 kwietnia 2026 r. — deadline na PIT-36, PIT-36L, PIT-28 oraz zapłatę podatku za 2025 r. Brak automatycznej akceptacji jak przy PIT-37.
- Limit odliczenia składki zdrowotnej na liniowym za 2025 r. wynosi 12 900 zł — reszta przepada.
- Roczne rozliczenie składki zdrowotnej w ZUS DRA do 20 maja 2026 r. To oddzielny obowiązek od PIT-u.
- Kasowy PIT w pierwszym roku wymaga szczególnie czystej ewidencji — przychód po dacie zapłaty, nie wystawienia faktury.
- Kwiecień to dobry moment, żeby przeliczyć skalę / liniowy / ryczałt na realnych liczbach 2025 i świadomie zdecydować o formie na 2026.