Kasa fiskalna od 1 lipca 2025 dla nowych branż: kogo objął rozszerzony obowiązek i jak się przygotować

Od 1 lipca 2025 r. obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej objął kolejne grupy podatników — m.in. sklepy z e-papierosami i płynami do nich, sprzedawców wyrobów z konopi, dystrybutorów węgla i niektórych płynów odkażających. Limit 20 000 zł obrotu, na który wielu drobnych przedsiębiorców liczyło jak na koło ratunkowe, w tych przypadkach już nie działa. W swojej praktyce widzę, że to właśnie ta zmiana — cicha, w rozporządzeniu, bez wielkich nagłówków — najczęściej zaskakuje moich klientów z Bielska i okolic. Podpowiem, kogo dokładnie dotyczy, co trzeba zrobić krok po kroku i jak nie stracić ulgi 700 zł.

Co tak naprawdę zmieniło się 1 lipca 2025

Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Lista towarów i usług, dla których ustawodawca z góry wyklucza zwolnienie podmiotowe (czyli słynny limit 20 000 zł rocznego obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych), stopniowo się rozszerza. Z dniem 1 lipca 2025 r. trafiły na nią kolejne pozycje.

Mówiąc prostym językiem — jeśli sprzedajesz któryś z towarów objętych nowym obowiązkiem nawet pojedynczej osobie prywatnej, kasa musi być od pierwszej złotówki. Nieważne, że masz roczny obrót 8 000 zł, że dopiero zaczynasz albo że to "tylko dodatek" do głównej działalności.

Kogo dotyczy rozszerzony obowiązek

Wśród grup, które weszły do katalogu wykluczeń od 1 lipca 2025 r., znajdziemy m.in.:

• sprzedaż papierosów elektronicznych i płynów do nich (e-liquidów), w tym wyrobów beznikotynowych i jednorazowych podgrzewaczy,
• sprzedaż wyrobów z konopi (Cannabis, CN 1211) przeznaczonych do palenia lub inhalacji bez spalania — kryterium jest przeznaczenie wyrobu, a nie stężenie THC,
• sprzedaż węgla, brykietu, koksu i podobnych paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych — w sytuacjach, w których wcześniej drobny sprzedawca mógł korzystać ze zwolnienia,
• sprzedaż wyrobów zawierających alkohol etylowy powyżej 50% obj. nieprzeznaczonych do spożycia (rozpuszczalniki, płyny odkażające, rozcieńczalniki do farb, płyny do odmrażania szyb itp.),
• usługi opróżniania szamb i dołów gnilnych — także trafiły na listę od 1.07.2025 (warto wiedzieć, jeśli ktoś z najbliższego otoczenia świadczy takie usługi).

Jeżeli prowadzisz sklep stacjonarny, kiosk, e-sklep z dowozem albo sprzedaż obwoźną — i któryś z tych asortymentów masz w ofercie — kasa fiskalna online (lub wirtualna, jeśli jest dla Twojej branży dopuszczona) musi już u Ciebie pracować. Dotyczy to zarówno jednoosobowych działalności, jak i spółek z o.o.

Fiskalizacja krok po kroku

Załóżmy, że ustaliliśmy: kasa jest potrzebna. Co dalej? Procedura jest prostsza niż się wydaje, ale ma kilka punktów, w których łatwo o błąd.

1. Wybór i zakup kasy

Nowe kasy to praktycznie wyłącznie kasy online — łączące się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Część branż może korzystać z kas wirtualnych (oprogramowanie na tablecie/komputerze), ale nie każda. Przy zakupie sprawdź, czy urządzenie ma aktualny certyfikat Głównego Urzędu Miar.

2. Fiskalizacja

Wykonuje ją autoryzowany serwisant. Kasa online sama przesyła dane do CRK i otrzymuje unikalny numer ewidencyjny — osobne druki "zgłoszenia kasy", które pamiętamy z dawnych lat, odeszły do historii. Zachowaj protokół fiskalizacji — będzie potrzebny do rozliczenia ulgi.

3. Książka kasy i przeglądy

Książka kasy musi być prowadzona od dnia fiskalizacji. Przeglądy techniczne wykonujemy nie rzadziej niż co dwa lata. Brak przeglądu w terminie to ryzyko utraty prawa do ulgi i sankcje.

Ulga na zakup kasy: 90% netto, maksymalnie 700 zł

To wciąż jedna z najprostszych ulg podatkowych, jakie znam — ale wymaga spełnienia kilku warunków formalnych. Mechanizm wygląda tak:

Parametr	Wartość
Wysokość ulgi	90% ceny zakupu (netto)
Maksymalna kwota	700 zł na jedną kasę
Forma rozliczenia (czynni podatnicy VAT)	Odliczenie w deklaracji JPK_V7 za okres rozpoczęcia ewidencji lub następne
Forma rozliczenia (zwolnieni z VAT)	Zwrot na wniosek złożony do urzędu skarbowego

Żeby skorzystać z ulgi, trzeba łącznie:

1. rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie (czyli — dla nowych branż — od 1 lipca 2025 r.),
2. kupić kasę nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji (warunek z rozporządzenia MF z 29.04.2019, łatwo o nim zapomnieć przy odroczonej fakturze),
3. posiadać fakturę zakupu kasy wraz z dowodem zapłaty,
4. mieć urządzenie z ważnym certyfikatem,
5. zgłosić kasę do CRK (dzieje się to przy fiskalizacji kasy online).

Jeżeli w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencji zlikwidujesz działalność, zaprzestaniesz używać kasy albo nie wykonasz w terminie przeglądu — ulgę trzeba zwrócić.

Najczęstsze błędy, które kosztują

Z mojego dziewięcioletniego doświadczenia w obsłudze JDG i spółek z Bielska i okolic — tych grzechów warto się wystrzegać szczególnie:

• Niewydanie paragonu przy każdej sprzedaży osobie fizycznej. Nawet przy 5 zł. To najprostsza droga do mandatu z KKS.
• Błędne przypisanie stawek VAT do towarów — szczególnie ryzykowne przy e-papierosach (akcyza + 23% VAT), wyrobach konopnych (różne stawki w zależności od klasyfikacji) i węglu (zmienne stawki przy sprzedaży dla gospodarstw domowych).
• Brak ewidencji zwrotów i reklamacji — pamiętaj, że paragonu się nie "anuluje" w kasie. Zwrot musi trafić do odrębnej ewidencji, z protokołem, opisem przyczyny i podpisem klienta (lub własnym oświadczeniem przy zwrotach online).
• Pominięty przegląd techniczny — termin liczy się od fiskalizacji albo od ostatniego przeglądu, nie od daty zakupu.
• "Zapomniana" kasa rezerwowa — jeśli ją masz, raporty dobowe musisz robić również z niej, nawet jeśli stoi w szufladzie.

Przy okazji: e-Doręczenia i CEIDG od 1 lipca 2025

Skoro już aktualizujemy wpis przy okazji kasy, warto sprawdzić jeszcze jedną rzecz. Od 1 lipca 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń rozszerzył się na kolejne grupy podmiotów — w tym wielu przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, którzy aktualizują swój wpis (np. zmieniają adres, kody PKD albo właśnie dopisują "kasa fiskalna" do rejestru w urzędzie). Jeśli składasz zmianę CEIDG po tej dacie, system najczęściej poprosi Cię o wskazanie adresu do e-Doręczeń lub jego założenie.

Jak się przygotować w praktyce — checklist Kingi

• Sprawdzam pełen asortyment — czy któryś produkt nie trafił na nową listę.
• Wybieram kasę (online lub wirtualną), weryfikuję certyfikat GUM.
• Umawiam fiskalizację u autoryzowanego serwisanta i zachowuję protokół.
• Aktualizuję wpis CEIDG / KRS, jeśli zmieniam zakres działalności — i przy okazji zakładam e-Doręczenia.
• Wprowadzam towary do kasy z poprawnymi stawkami VAT i jednostkami miary.
• Pierwszy paragon i pierwszy raport dobowy traktuję jak test — sprawdzam, czy wszystko gra przed pierwszym "prawdziwym" dniem.
• W deklaracji JPK_V7 (lub w osobnym wniosku — gdy nie jestem czynnym VAT-owcem) rozliczam ulgę 90% / max 700 zł.

Lepiej spędzić tydzień na spokojnym wdrożeniu kasy, niż pół roku na tłumaczeniu się przed urzędem, dlaczego sprzedawaliśmy bez paragonów. Mówię to swoim klientom jak mantrę.