Prezydent podpisał ustawę o KSeF: harmonogram 1 lutego i 1 kwietnia 2026 jest pewny — co teraz zrobić

5 sierpnia 2025 r. Sejm uchwalił, a 27 sierpnia prezydent podpisał ustawę o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur. Po trzech latach pytania „a kiedy to w końcu wejdzie?” mam dla Was prostą odpowiedź: 1 lutego 2026 r. dla największych i 1 kwietnia 2026 r. dla całej reszty. Daty są wreszcie wiążące. W tym tekście tłumaczę po kolei, co to oznacza dla jednoosobowej działalności i spółki z o.o., gdzie ustawodawca dał nam trochę powietrza i jakie kroki warto zrobić jeszcze w tym roku.

Co dokładnie uchwalono 5 sierpnia 2025 r.

Ustawa wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF — czyli wysyłania każdej faktury do centralnego systemu Ministerstwa Finansów w formacie XML, a nie (jak dziś) PDF-em na maila czy z programu fakturowego „dla siebie”. Najważniejsze, co przynosi finalna wersja przepisów:

• 1 lutego 2026 r. — start obowiązku dla największych podatników, czyli tych, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych czynnych i zwolnionych podatników VAT. To znaczy: praktycznie wszyscy moi klienci — JDG i spółki z o.o. — wpadną w tę falę.
• 1 stycznia 2027 r. — koniec ostatnich okresów przejściowych i ujednolicenie zasad (m.in. obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach przy MPP i pełne sankcje).
• Do KSeF będą trafiać faktury B2B oraz — w nowej wersji ustawy — w pewnym zakresie również faktury konsumenckie (B2C), choć tutaj przewidziano łagodniejsze zasady, o czym za chwilę.

Etap 1 i etap 2 — kogo realnie dotyczą

1 lutego 2026 — duzi gracze

Próg 200 mln zł sprzedaży rocznej brzmi jak coś, co nikogo z moich klientów nie dotyczy — i w 95% tak jest. Ale uwaga: jeżeli prowadzisz spółkę z o.o., która rośnie szybko, sprawdź obroty za 2024 r. już dziś, a nie w styczniu. Jeśli były blisko progu — lepiej założyć, że jesteś w pierwszej fali, niż obudzić się 1 lutego bez procesu.

1 kwietnia 2026 — JDG, mikro, sp. z o.o., zwolnieni z VAT

To moment kluczowy dla większości firm w Bielsku i okolicach. Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie m.in.:

• czynnych podatników VAT (JDG i spółki) niezależnie od skali,
• podatników zwolnionych z VAT (zwolnienie podmiotowe do 200 tys. zł lub zwolnienie przedmiotowe),
• spółki cywilne, jawne, komandytowe — wszystko, co wystawia faktury.

Faktury wystawione poza KSeF po tej dacie co do zasady nie będą uznawane za prawidłowo wystawione. To duża zmiana mentalna: nie ma już „wystawię szybko PDF-a i wyślę mailem” — każda faktura musi przejść przez system MF i dostanie swój numer KSeF.

Półroczne odroczenia — gdzie ustawodawca dał powietrza

To jest moim zdaniem najbardziej praktyczna część nowej ustawy. Po fali krytyki z 2024 r. ministerstwo wbudowało w przepisy kilka „buforów”, które realnie zmniejszają stres pierwszych miesięcy:

W swojej praktyce powiem szczerze: te bufory są po to, żebyście nie panikowali, a nie po to, żeby zostawić sprawę na ostatnią chwilę. Pierwsze tygodnie kwietnia będą dla wszystkich nauką — wolę, żebyście uczyli się na fakturze za 300 zł niż na fakturze za 30 tys. zł.

Faktury B2B, konsumenckie i korygujące — co się zmienia

B2B (firma do firmy)

Tu zmiana jest największa i najbardziej oczywista. Każda faktura między podatnikami VAT idzie przez KSeF. Twój kontrahent dostaje ją „z systemu” (nie od Ciebie mailem), a datą wystawienia jest data wysłania do KSeF, nie data, którą sobie wpiszesz.

B2C (faktury dla osób prywatnych)

To była jedna z najgorętszych dyskusji. Finalnie faktury konsumenckie są wyłączone z obowiązku KSeF — można je wystawić w systemie dobrowolnie, ale nie trzeba. Klient odbiera dokument w wygodnej dla siebie formie (PDF, wydruk, link). Dla mikrofirm wystawiających głównie paragony zmienia to niewiele — paragony fiskalne nadal działają jak teraz.

Wyłączenie dla najmniejszych: limit 10 000 zł miesięcznie

Ustawa zostawia furtkę dla najdrobniejszych przedsiębiorców. Jeśli Twoja miesięczna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, możesz wystawiać faktury poza KSeF — do 31 grudnia 2026 r. To istotne wyłączenie dla wielu JDG i mikrofirm. Pułapka: jednorazowe przekroczenie limitu = trwałe wejście do KSeF; nie ma powrotu.

Faktury korygujące i zaliczkowe

Korekty będą wystawiane wyłącznie w KSeF (jeśli faktura pierwotna była w KSeF). Co ważne — znika konieczność uzyskiwania potwierdzenia odbioru korekty „in minus” od kontrahenta. To duże ułatwienie, szczególnie dla firm, które dziś biegają za podpisami na zwrotkach.

Jak wybrać oprogramowanie — krótka instrukcja

Pytanie, które słyszę najczęściej: „Pani Kingo, a w czym ja mam to wystawiać?”. Macie trzy realne opcje:

Opcja	Dla kogo	Plusy / minusy
Aplikacja Podatnika KSeF (bezpłatna, od MF)	Mikro JDG wystawiająca 5-20 faktur/mies.	+ darmowa, + zawsze aktualna − brak integracji z magazynem, CRM, sklepem
Komercyjny program fakturowy (Fakturownia, wFirma, iFirma, Comarch ERP, Subiekt)	JDG i spółki, które już dziś korzystają z takiego narzędzia	+ jeden interfejs, + integracje − miesięczny abonament, wymaga aktualizacji
Integracja ERP / własny system przez API	Spółki z większą skalą, sklepy internetowe	+ pełna automatyzacja − koszt wdrożenia, potrzebny programista

Moja rada przy kawie: jeśli wystawiacie do 30 faktur miesięcznie i nie macie żadnych integracji — Aplikacja Podatnika spokojnie wystarczy. Jeśli macie sklep, magazyn albo wystawiacie z poziomu CRM — zostańcie przy tym, co macie, ale już teraz zapytajcie dostawcę, czy ma gotowy moduł KSeF i kiedy go udostępni.

Plan działania od września 2025 do kwietnia 2026

To jest harmonogram, który układam dla swoich klientów. Możecie potraktować go jak listę kontrolną:

Najczęstsze pułapki, które już widzę

Co to znaczy w praktyce dla mojego klienta

Jeśli prowadzicie JDG na ryczałcie albo skali, wystawiacie 10–50 faktur miesięcznie i pracujemy razem — większość tej pracy weźmiemy na siebie. Wybierzemy narzędzie pasujące do Waszego sposobu pracy, pomożemy nadać uprawnienia i przejdziemy razem przez pierwsze faktury w lutym i marcu, żeby kwiecień był spokojny.

Jeśli macie spółkę z o.o. z własnym ERP albo sklepem internetowym — sprawa jest poważniejsza i wymaga rozmowy z dostawcą oprogramowania teraz, nie w styczniu. Zapraszam na 30-minutową konsultację, podczas której zrobimy szybki audyt Waszych procesów fakturowych i zdecydujemy, co po kolei.