KSeF wystartował 1 lutego 2026: nowy JPK_V7M(3) i co się zmieniło w fakturach od dziś

1 lutego 2026 r. ruszył obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Wystawiać przez KSeF muszą na razie tylko najwięksi (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.), ale od tej samej daty każdy podatnik VAT — w tym jednoosobowa działalność i mała sp. z o.o. — musi być gotowy odbierać faktury w KSeF. Do tego wszedł nowy wzór JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) z czterema nowymi polami: NrKSeF, OFF, BFK i DI. Tłumaczę po kolei, co to znaczy dla mojego typowego klienta z Bielska, którego własny "duży" termin to dopiero 1 kwietnia.

Kto wystawia, a kto tylko odbiera — stan na 1 lutego 2026

Ustawodawca podzielił wejście KSeF na dwa etapy. Pierwszy ruszył właśnie teraz:

Od kiedy	Kogo dotyczy obowiązek wystawiania
1 lutego 2026 r.	Podatnicy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
1 kwietnia 2026 r.	Pozostali podatnicy VAT czynni i zwolnieni — w praktyce większość moich klientów
1 stycznia 2027 r.	Najmniejsi podatnicy, których sprzedaż w 2026 r. nie przekroczyła określonego progu zwolnienia (tzw. mali wystawcy)

Sęk w tym, że obowiązek odbioru faktur w KSeF zaczyna się dla wszystkich już 1 lutego 2026 r. Jeśli Twój kontrahent jest "dużym" (np. duża sieć paliwowa, operator telekomunikacyjny, dostawca prądu, hurtownia), to fakturę wystawi Ci w KSeF — i basta. Papierowej kopii albo PDF-a dostaniesz tylko grzecznościowo, a dokumentem księgowym jest e-faktura ustrukturyzowana z numerem KSeF.

Nowy JPK_V7M(3) / JPK_V7K(3) — cztery nowe pola

Razem ze startem KSeF resort finansów wprowadził nowy schemat ewidencji VAT z deklaracją. Od pliku składanego za luty 2026 r. (czyli do 25 marca 2026 r.) używamy wzoru w wersji 3. Cztery nowe oznaczenia w części ewidencyjnej:

• NrKSeF — numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. To 35-znakowy identyfikator nadawany przez system w momencie przyjęcia faktury. Wpisujemy go zarówno przy sprzedaży (gdy sami wystawiliśmy fakturę w KSeF), jak i przy zakupie (gdy odebraliśmy fakturę z KSeF od kontrahenta).
• OFF — oznaczenie faktury wystawionej w trybie offline (w czasie planowanej niedostępności KSeF albo gdy podatnik korzysta z tzw. trybu offline24). Faktura ma datę i numer sprzedawcy, kod QR weryfikacyjny, a do KSeF zostaje wysłana po przywróceniu łączności — najpóźniej następnego dnia roboczego.
• BFK — "bez faktury KSeF". Stosujemy przy dokumentach, które z mocy ustawy nie podlegają wystawieniu w KSeF: bilety jednoprzejazdowe, faktury od podatników zagranicznych bez polskiego NIP-u, faktury B2C wystawiane "poza KSeF" za zgodą klienta. Uwaga: paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone z kasy) trafiają do ewidencji jako RO, nie BFK. Przy fakturach zagranicznych są też różnice interpretacyjne między linią KAS a literalnym brzmieniem rozporządzenia — warto śledzić wyjaśnienia MF.
• DI — "dokument inny". Oznacza pozycje wynikające z wewnętrznego dokumentu podatnika, którym rozliczamy VAT w sytuacjach, gdzie nie ma faktury od kontrahenta — np. nieodpłatne przekazanie towaru, opodatkowanie świadczeń własnych, korekta techniczna VAT należnego, WNT bez faktury. To NIE jest zbiorczy raport z kasy (ten zachowuje oznaczenie RO) ani dokument celny SAD/PZC przy imporcie (to IMP).

Faktury konsumenckie i z kasy fiskalnej — bez paniki

To temat, który najbardziej rozgrzewał klientów przed startem. Spokojnie:

• Sprzedaż B2C (osobom fizycznym nieprowadzącym działalności) — nadal może być fakturowana poza KSeF. KSeF jest dobrowolny w relacji z konsumentem. W ewidencji oznaczamy taką fakturę jako BFK, jeśli świadomie nie korzystaliśmy z KSeF, albo standardowo bez nowych pól, jeśli mamy do czynienia ze sprzedażą paragonową.
• Paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) — pozostają poza KSeF. To stara, znana konstrukcja: traktujemy je jak fakturę uproszczoną, bez wystawiania dokumentu w systemie.
• Zbiorczy raport z kasy fiskalnej — wpisujemy do ewidencji jak dotychczas, z oznaczeniem RO. Nowe pole DI tu się nie pojawia (DI dotyczy zupełnie innej sytuacji — wewnętrznego dokumentu rozliczającego VAT bez faktury kontrahenta).
• Faktury od kontrahentów spoza UE i z UE bez polskiego NIP-u — z definicji nie ma ich w KSeF. Wprowadzamy z oznaczeniem BFK.

Awaria KSeF — co robimy, gdy system "padnie"

Ustawodawca przewidział trzy scenariusze niedostępności. Każdy ma swoje zasady i terminy:

Scenariusz	Co robimy	Termin "dosłania" do KSeF
Awaria KSeF (ogłoszona komunikatem MF w BIP)	Wystawiamy fakturę w formie "papierowej/elektronicznej" z kodem QR weryfikacyjnym; oznaczenie OFF w ewidencji	Do 7 dni roboczych od ustania awarii
Niedostępność planowana (przerwa techniczna w BIP)	Tryb jak wyżej, kod QR oznaczony jako "tryb awaryjny"	Najpóźniej następnego dnia roboczego po końcu przerwy
Tryb offline24 (dobrowolny — bez podawania powodu)	Wystawiamy poza KSeF, generujemy dwa kody QR ("OFFLINE" i "CERTYFIKAT")	Do końca następnego dnia roboczego po dniu wystawienia

Najważniejsza praktyczna sprawa: kod QR na fakturze offline jest obowiązkowy. To dwa odrębne kody — pierwszy z linkiem do weryfikacji w systemie, drugi z hashem treści faktury. Bez nich faktura wystawiona poza KSeF (w trybie awaryjnym) nie ma waloru dokumentu uprawniającego do odliczenia VAT po stronie kupującego.

PIT-11 do US — termin przesunięty na 2 lutego 2026

Przy okazji końca stycznia jedna ważna data, która umyka w cieniu KSeF: ponieważ 31 stycznia 2026 r. wypadł w sobotę, termin przesłania PIT-11 do urzędu skarbowego przesunął się na poniedziałek 2 lutego 2026 r. Dla pracowników i zleceniobiorców termin pozostaje bez zmian — do końca lutego, czyli 28 lutego 2026 r. (sobota, więc realnie 2 marca 2026 r.).

W tym roku styczeń kończy nam się dosłownie tego samego dnia, w którym startuje KSeF. To zbieg okoliczności, ale dla biura rachunkowego oznacza ekspresowy weekend. U mnie PIT-y zostały wysłane w piątek 30 stycznia — i bardzo Wam to polecam na przyszłość.

Lista zadań na już — dla firmy z deadline'em 1 kwietnia

Jeżeli Twój własny obowiązek wystawiania w KSeF rusza 1 kwietnia 2026 r., to marzec to ostatni moment na uporządkowanie spraw. Oto checklist, który przerabiam z każdym klientem:

• Sprawdzam, czy mam aktywny profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny — bez tego nie wejdę do KSeF.
• Nadaję uprawnienia w KSeF — sobie jako właścicielowi (samonadanie), księgowej (uprawnienie do wystawiania i odbierania w moim imieniu), ewentualnie pracownikom fakturującym.
• Sprawdzam, czy mój program do faktur (Comarch, Fakturownia, iFirma, InFakt, własny system) ma integrację z KSeF i czy jest zaktualizowany do schemy FA(3).
• Przerabiam numerację faktur tak, żeby nie konfliktowała z systemem — KSeF dorzuca własny numer, ale mój własny musi być unikalny w roku.
• Wdrażam politykę odbioru faktur kosztowych: codzienne (a co najmniej dwukrotne w tygodniu) logowanie do KSeF i zaciąganie nowych faktur od kontrahentów do mojego systemu księgowego.
• Aktualizuję dane na fakturach: NIP, adres, numer rachunku z białej listy. Błąd w KSeF nie pójdzie tak łatwo do poprawki jak na papierze.
• Robię test wystawienia faktury w środowisku testowym (Demo KSeF) — szczególnie polecam, gdy faktura ma załączniki, korekty albo nietypowe pozycje (WDT, odwrotne obciążenie, MPP).
• Ustalam plan B na awarię: kto i jak generuje kod QR offline, gdzie zapisujemy XML-e niewysłane, kto przypilnuje 7-dniowego terminu dosłania.

Co realnie zmienia się w ewidencji już w lutym

Podsumujmy, co konkretnie zrobię w JPK_V7 za luty 2026 dla typowej JDG na zasadach ogólnych:

1. Wpisuję faktury kosztowe od "dużych" kontrahentów (Orlen, Tauron, Play, Plus) — z polem NrKSeF pobranym z systemu.
2. Faktury kosztowe od reszty kontrahentów (jeszcze nie KSeF) — bez nowych oznaczeń, po staremu.
3. Sprzedaż własna — wciąż "po staremu", bez NrKSeF (mój obowiązek dopiero od 1 kwietnia).
4. Sprzedaż paragonowa z kasy fiskalnej — zbiorczy raport RO (bez nowych pól).
5. Faktury od kontrahenta z Niemiec za usługę (import usług) — z oznaczeniem BFK (przy zakupie towarów z UE byłoby to WNT, ale to nie jest ten przypadek).

To są zmiany techniczne, ale z perspektywy kontroli — kluczowe. Pierwsze JPK_V7M(3) złożymy do 25 marca 2026 r. i to jest moment, w którym albo wszystko zaskoczy, albo zaczną się "schemat error" w komunikacji z bramką MF. Lepiej nie zostawiać tego na 24 marca.